Implementación de la Firma Electrónica en la Aprobación de Informes de Auditoría de la Contraloría General del Estado

La Contraloría General del Estado (CGE) tiene un plazo de 180 días para aprobar los informes de auditoría, conforme lo establece el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGGE). Esta disposición señala que los informes deben ser aprobados por el Contralor General o su delegado en un plazo improrrogable de 180 días, contados desde la emisión de la orden de trabajo. Este objetivo busca no solo garantizar la seguridad jurídica del auditado, sino también velar por el cumplimiento de los tiempos administrativos establecidos.

No obstante, para asegurar la transparencia en las actuaciones de la CGE, es necesario que la entidad mejore sus procedimientos al momento de aprobar los informes de auditoría. Actualmente, la aprobación de los informes se lleva a cabo mediante una firma manuscrita que se coloca en la parte superior derecha del documento, sin especificar quién es el delegado encargado de dicha firma y con fecha de aprobación también de la misma forma. Este procedimiento, en términos generales, abre la puerta a posibles manipulaciones, especialmente en relación con la fecha de aprobación de los informes.

De acuerdo con la Norma de Control Interno 410-17 de la CGE, las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas que actúan en virtud de una potestad estatal, deben ajustar sus procedimientos y operaciones para incorporar el uso de la firma electrónica, conforme al marco legal y la normativa emitida por el organismo rector. Esto incluye a la propia Contraloría General del Estado, que, por lo tanto, debe implementar el uso de la firma electrónica dentro de sus trámites administrativos de oficio.

En este sentido, la CGE debió haber adaptado sus procedimientos para incorporar la firma electrónica en el proceso de aprobación de los informes de auditoría. Sin embargo, hasta la fecha, la aprobación de estos informes se sigue realizando de manera manual, lo cual contraviene las disposiciones sobre el uso de herramientas electrónicas en la Administración Pública, específicamente en lo referente a la firma electrónica.

La entidad rectora respecto al manejo de las firmas electrónicas en el Sector Pública es el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, quien ha expedido las directrices para el uso de la firma electrónica en el Acuerdo Ministerial No. 017-2020 del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (MINTEL), que en lo principal en su artículo 2, establece que la firma electrónica debe ser utilizada como una herramienta obligatoria para la simplificación de los trámites administrativos. Según este acuerdo, las entidades públicas, incluida la Contraloría General del Estado, deben adoptar la firma electrónica para asegurar la eficiencia y la transparencia en los procesos administrativos, incluidos aquellos realizados de oficio, como los exámenes especiales que realiza la CGE.

Por otro lado, el artículo 4 de la Ley para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos resalta que los trámites administrativos se entienden como un conjunto de actividades y procedimientos que deben ser realizados de manera eficiente. En este contexto, la firma electrónica se convierte en un requisito esencial en todos los trámites administrativos, incluidos aquellos realizados de oficio por la CGE.

Desde un punto de vista técnico, la firma electrónica no solo garantiza la autenticidad de los documentos firmados, sino que también permite conocer con exactitud el momento en que el informe de auditoría es aprobado, es decir, permite tener certeza de si se cumplio o no los tiempos establecidos en el Art. 26 de la LOCGE. Esto es especialmente relevante en relación con el derecho a la seguridad jurídica, ya que la firma electrónica asegura que los actos administrativos sean ejecutados dentro de los plazos legales y no puedan ser manipulados retroactivamente a conveniencia, en concordancia con el precedente jurisprudencial obligatorio expedido por el pleno de la Corte Nacional de Justicia No. 10-2021.

En este contexto, es importante recalcar que en el artículo 75 de la LOCGGE se establece que los funcionarios responsables que no aprueben los informes de auditoría dentro del plazo de 180 días pueden incurrir en responsabilidad administrativa por acción u omisión. Por lo que se alerta de esa posibilidad al momento de usar la firma manuscrita, con la finalidad de prevenir dicha responsabilidad.

Recientemente, el Contralor General del Estado denunció públicamente que muchos informes de auditoría caducaron debido a la ineficiencia de los auditores. De lo dicho por el Contralor se puede interpretar, que estos informes pudieron haber sido manipulados con dolo, especialmente en lo que respecta a la fecha de aprobación. De hecho, el Contralor reveló que se trabajaba con estudios jurídicos externos para anular las glosas, lo que sugiere que la falta de control y la posible manipulación de las fechas de aprobación contribuyeron al problema.

Por ello, es indispensable que la Contraloría General del Estado implemente la firma electrónica en sus procedimientos de aprobación de informes de auditoría para mejorar la eficiencia de su gestión, asegurar la transparencia y proteger la seguridad jurídica de los ciudadanos. La firma electrónica no solo es una herramienta electrónica que garantiza la autenticidad de los documentos, sino que también está directamente vinculada a la responsabilidad administrativa de los funcionarios, quienes deben garantizar que los informes se aprueben dentro del plazo establecido por la ley.